Administrasi Dalam Organisasi

MODEL MEKANISTIK, ORGANIK DAN KONTIGENSI 

DALAM DESAIN ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

Desain organisasi dikaitkan dengan pengambilan keputusan manajerial yang menentukan struktur dan proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan organisasi. Hasil keputusan desain organisasi adalah suatu sistem pekerjaan dan pengelompokkan kerja termasuk proses yang melingkarinya. Proses yang berhubungan ini termasuk hubungan wewenang dan jaringan komunikasi dalam kaitannya pada perencanaan spesifik dan teknik pengendalian. Sebagai akibat, desain organisasi akan berpengaruh pada pembentukan suatu superstruktur di dalam kerja dari organisasi tersebut.

Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-uasaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Kepentingan keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar atas topik bahasan. Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti telah berkontribusi terhadap apa yang disebut sebagai badan bacaan yang dapat dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi adalah pada posisi tidak kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaiaman suatu organisasi didesain mengoptimalkan efektifitas.

Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi ini. Bagaiamana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.

Untuk memehami hal yang dirasakan kompleks, harus menjelaskan mengenai dua model umum desain umum organisasi yakni model mekanistik dan organik.

BAB II

MODEL MEKANISTIK, ORGANIK, DAN KONTIGENSI

DALAM DESAIN ORGANISASI

2.1 MODEL MEKANISTIK

Merupakan desain organisasi menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi.

Empat prinsip fungsi manajemen organisasi menurut Henri Fayol yang relevan dalam memahami model mekanistik.

1. Prinsip Spesialisasi

Henri Fayol menetapkan spesialisasi sebagai alat yang terbaik untuk memanfaatkan individu dan kelompok individu. Metode ini seperti standar kerja dan studi gerak dan waktu, menekankan sisi dimensi teknis (bukan perilaku).

2. Prinsip Kesatuan Arah

Menurut prinsip ini, pekerjaan harus dikelompokkan menurut bidang spesialisasi. Perekayasa harus dikelompokkan dengan perekayasa, wirajual dengan wirajual, akuntan dengan akuntan. Dasar depatementalisasi yang relatif banyak mengimplementasikan prinsip ini adalah dasar fungsional.

3. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab

Henri Fayol percaya bahwa seorang manajer sebaiknya diberikan wewenang yang cukup guna menjalankan tanggung jawab tugasnya. Karena tanggung jawab manajer puncak dipandang sangat penting bagi masa depan organisasi dibanding manajemen yang lebih rendah, penerapan prinsip tidak dapat dielakkan lagi mengarah pada wewenang sentralisasi. Wewenang sentralisasi memandang bahwa hasil secara logika bukan hanya karena tanggung jawab yang lebih besar dari manajemen puncak, tetapi juga karena kerja pada tingkat ini lebih komplek, jumlah pekerja yang terlibat lebih besar, dan hubungan antara tindakan serta hasil menjadi jauh.

4. Prinsip Rantai Berjenjang

Hasil yang wajar dalam mengimplementasikan tiga prinsip yakni suatu rantai hubungan berjenjang manajer dari wewenang yang paling tinggi hingga yang lebih rendah. Rantai berjenjang adalah rute semua komunikasi vertikal dalam organisasi. Semua komunikasi dari tingkat terendah harus melewati masing-masing atasan dalam suatu lintas komando. Bersamaa, komunikasi dari puncak harus melalui masing-masing bawahan sampai mancapai tingkat yang dituju.

Max Weber membuat kontribusi penting terhadap model mekanistik. Ia menjelaskan aplikasi model mekanistik dan istilah birokrasi.

Birokrasi mempunyai berbagai makna. Penggunaan tradisional adalah konsep ilmu politik kantor pemerintah tetapi tanpa partisipasi oleh pemerintah. Dalam istilah orang awam, birokrasi diartikan pada konsekuensi negatif dari organisasi yang lebih besar, seperti pita merah yang berlebih, keterlambatan prosedural, dan frustasi. Tetapi dalam pandangan Max Weber, birokrasi ditujukan pada cara tertentu dalam mengorganisis suatu kumpulan aktiivtas. Minat Weber dalam birokrasi mencerminkan kepeduliannya dalam hal cara masyarakat mengembangkan hirarki pengendalian sehingga satu kelompok bisa mendominasi kelompok lain. Desain organisasi melibatkan dominasi wewenang dimana wewenang mengkaitkan legitimasi untuk meminta kepatuhan dari pihak lain. Pencariannya akan bentuk dominasi yang berkembang di masyarakat menuntunnya untuk mempelajari struktur birokrasi.

Menurut Weber, struktur birokrasi adalah “superior dari bentuk lainnya dalam ketepatan, dalam stabilitas, dalam ketentuan disiplin dan kendalanya. Hal ini memungkinkan kemampuan perhitungan hasil yang tinggi bagi pimpinan organisasi dan bagi mereka jabatannya”. Birokrasi membandingkan pada organisasi lain “seperti mesin dengan moda produksi non mekanikal”. Kata ini menangkap esensi model mekanistik dari desain organisasi.

Untuk mencapai manfaat maksimum dari desain birokrasi, Weber percaya bahwa organisasi harus mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Semua tugas akan dibagi dalam pekerjaan-pekerjaan yang sangat spesialis. Melalui spesialisasi, pemegang kerja menjadi ahli dalam pekerjaan mereka, dan manajemen bisa meminta mereka bertanggung jawab atas efektivitasprestasi tugas-tugas mereka.
2. Masing-masing tugas dikerjakan menurut suatu sistem dengan aturan abstrak untuk menjamin kesatuan dan koordinasi dari tugas-tugas yang berbeda. Rasionalnya dari praktik ini adalah manajer dapat menghilangkan ketidakpastian kinerja tugas karena perbedaan individu.
3. Masing-masing anggota atau kantor suatu organisasi bertanggunga jawab atas kinerja pekerjaan untuk satu dan hanya satu manajer. Manajer memiliki wewenag mereka karena pengetahuan dan didelegasikan dari hirarki puncak. Rantai komando yang tetap ada.
4. Masing-masing karyawan organisasi berhubungan  dengan karyawan lain, dan klien dalam bentuk non pribadi, sisi formal, menjaga jarak sosial dengan  bawahan dan pelanggan. Tujuan dari praktik ini adalah menjamin bahwa kepribadian dan favoritisme tidak mencampuri pencapaian efisiensi dari sasaran organisasi.
5. Pekerjaan dalam organisasi yang birokratis didasarkan pada kualifikasi teknis dan dilindungi terhadap pemecatan sewenang-wenang. Hal yang sama, promosi didasarkan atas senioritas dan pencapaian. Kerja di organisasi dipandang sabagai karir jangka panjang, dan loyalitas tinggi dapat ditimbulkan.

Lima karakteristik birokrasi ini menjelaskan bentuk organisasi yang diyakini Henri Fayol lebih efektif. Baik fayol maupun Weber menjelaskan tipe organisasi yang sama, satu adalah berfungsi sebagai mesih untuk mencapai tujuan organisasi dalam bentuk yang sangat efisien. Jadi istilah mekanistik tepat untuk menggambarkan organisasi tersebut.

Model Mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi  yang tinggiu berkaitan dengan karakteristik:

1. Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja.
2. sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).
3. Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.

Karakteristik organisasi ini dan praktik menekankan pada penggunaan yang luas dari model organisasi. Tetpai model mekanistik bukan hanya satu-satunya yang digunakan.

2.2 Model Organik

Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi dan praktik. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model organik memaksimalkan kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.

Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Manajer didorong memakai praktik yanbg memacu seluruh motivasi manusia melakukan desain pekerjaan yang menekankan pada pertumbuhan pribadi dan tanggung jawab. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua tingkat organisasi. Komunikasi mengalir ke seluruh organisasi, tidak begitu saja turun menurun garus komando. Praktik ini dimaksudkan untuk mengimplementasikan suatu asumsi dasar dari model organik yang menetapkan bahwa suatu organisasi  akan menjadi efektif pada suatu tingkat dimana struktur dipakai “untuk menjamin suatu probabilitas maksimum yang dalam seluruh interaksi dan hubungan dengan organisasi, masing-masing anggota, dengan latar belakangnya, nilai-nilai, keinginan dan harapan, kita meninjau pengalaman sebagai dukungan dan satu sisi untuk membangun dan menjaga harga diri dan kepentingan.

Suatu desain organisasi yang memberikan individu seperti harga diri dan motivasi serta kepuasan fasilitas, fleksibilitas dan pengembangan akan mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Hal ini relatif sederhana karena tidak menekankan pada spesialisasi dan menekankan pada peningkatan rentang pekerjaan.
2. Relatif desentralisasi, karena menekankan pada delegasi wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
3. Relatif informal karena menekankan pada produk dan pelanggan sebagai dasar bagi departemen.

PERBANDINGAN

STRUKTUR MEKANISTIK DAN ORGANIK

Proses	Struktur Mekanistik	Struktur Organik
Kepemimpinan	Tidak ada rasa percaya dan keyakinan. Bawahan tidak merasa bebas mendiskusikanmasalah pekerjaan dengan atasan yang sebaliknya manarik ide da pendapat mereka	Memiliki rasa percaya dan keyakinan antara atasan dan bawahan dalam semua hal. Bawahan merasa bebas mendiskusikan dengan atasan yang sebaliknya menarik ide dan pendapat mereka
Motivasi	Langkah hanya fisik, keamanan, dan motif ekonomi melalui penggunaan sanksi dan ancaman. Sikap tidak mendukung pada organisasi terjadi diantara karyawan	Langkah penuh dengan motivasi melalui penggunaan partisipasi. Sikap lebih mendukung pada organisasi dan tujuan
Komunikasi	Informasi mengalir ke bawah dan cenderung terdistorsi tidak akurat, dan dipandang mencurigakan oleh bawahan	Informasi mengalir bebas ke seluruh organisasi, atas, bawah dan ke samping. Informasi akurat dan tidak distorsi
Interaksi	Tertutup dan terbatas. Bawahan hanya memberi efek yang kecil pada tujuan departemen, metode dan aktivitas.	Terbuka dan ektensif. Baik atasan dan bawahan dapat mempengaruhi tujuan, metode dan aktivitas.
Keputusan	Relatif sentralisasi. Terjadi hanya pada posisi puncak organisasi	Relatif desentralisasi. Terjadi pada semua tingkat melalui proses kelompok.
Penetapan Tujuan	Dilokasikan pada organisasi puncak, tidak mendorong partisipasi kelompok	Mendorong partisipasi dalam menetapkan sasaran yang tinggi dan realistik
Pengendalian	Sentralisasi. Penekanan pada bentuk menyalahkan atas terjadinya kesalahan	Tersebar di organisasi. Penekanan pengendalian sendiri dan pemecahan masalah.
Tujuan Kinerja	Rendah dan secara pasif dicari manajer, yang tidak menunjukkan komitmen atas pengembangan SDM organisasi	Tinggi dan aktif dicari atasan, yang memahami kebutuhan komitmen penuh untuk mengembangkan malalui pelatihan SDM organisasi.

2.3 Teori Desain Kontigensi

Kecenderungan terbaru dalam riset dan praktik manajemen adalah mendesain organisasi menjadi cocok dengan tuntutan situasi. Tuntutan situasi disebut kontigensi. Jadi tidak hanya mekanistik ataupun organik diperlukan suatu desain organisasi yang lebih efektif, juga dapat menjadi lebih baik tergantung dari situasi. Sudut pandang kontigensi memberikan kesempatan lepas dari dilema dalam pemilihan model mekanistik atau organik.

Esensi dari pendekatan desain kontigensi adalah diekspresikan dalam pertanyaan: dalam keadaan seperti apa dan situasi apa baik desain mekanistik dan organik relatif lebih efektif?

Jawabannya membutuhkan manajer yang mengekspresikan faktor-faktor dalam situasi yang mempengaruhi efektivitas desain tertentu. Jelasnya, pendekatan kontigensi adalah sangat ruwet karena itu perlunya mempertimbangkan faktor teknologi dan lingkungan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-uasaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi ini. Bagaiamana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.

Untuk memehami hal yang dirasakan kompleks, harus menjelaskan mengenai dua model umum desain umum organisasi yakni model mekanistik dan organik.

Model mekanistik merupakan desain organisasi menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi. Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi dan praktik. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model organik memaksimalkan kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.

Selain dua teori di atas, muncul pula pendapat ketiga yakni teori desain kontigensi. Sudut pandang kontigensi memberikan kesempatan lepas dari dilema dalam pemilihan model mekanistik atau organik.

Seorang manajer, haruslah cakap menempatkan sesuatu begitupun dengan desain organisasi yang diterapkan harus sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan.