MODEL MEKANISTIK, ORGANIK DAN KONTIGENSI
DALAM DESAIN ORGANISASI
BAB I
PENDAHULUAN
Desain
organisasi dikaitkan dengan pengambilan keputusan manajerial yang
menentukan struktur dan proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan
pekerjaan organisasi. Hasil keputusan desain organisasi adalah suatu
sistem pekerjaan dan pengelompokkan kerja termasuk proses yang
melingkarinya. Proses yang berhubungan ini termasuk hubungan wewenang
dan jaringan komunikasi dalam kaitannya pada perencanaan spesifik dan
teknik pengendalian. Sebagai akibat, desain organisasi akan berpengaruh
pada pembentukan suatu superstruktur di dalam kerja dari organisasi
tersebut.
Desain
organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-uasaha
sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Kepentingan keputusan
desain telah menstimulasi minat yang besar atas topik bahasan. Manajer
dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti telah berkontribusi
terhadap apa yang disebut sebagai badan bacaan yang dapat
dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur
organisasi adalah pada posisi tidak kehilangan ide. Sangat berbeda,
bahan desain organisasi telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan
konflik yakni bagaiaman suatu organisasi didesain mengoptimalkan
efektifitas.
Cara
manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur
organisasi ini. Bagaiamana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas
efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer
harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi,
diantaranya satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu
sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan
organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari
lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi
untuk berhubungan dengan lingkungan.
Untuk
memehami hal yang dirasakan kompleks, harus menjelaskan mengenai dua
model umum desain umum organisasi yakni model mekanistik dan organik.
BAB II
MODEL MEKANISTIK, ORGANIK, DAN KONTIGENSI
DALAM DESAIN ORGANISASI
2.1 MODEL MEKANISTIK
Merupakan
desain organisasi menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang
tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang
ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang
tinggi.
Empat prinsip fungsi manajemen organisasi menurut Henri Fayol yang relevan dalam memahami model mekanistik.
1. Prinsip Spesialisasi
Henri
Fayol menetapkan spesialisasi sebagai alat yang terbaik untuk
memanfaatkan individu dan kelompok individu. Metode ini seperti standar
kerja dan studi gerak dan waktu, menekankan sisi dimensi teknis (bukan
perilaku).
2. Prinsip Kesatuan Arah
Menurut
prinsip ini, pekerjaan harus dikelompokkan menurut bidang spesialisasi.
Perekayasa harus dikelompokkan dengan perekayasa, wirajual dengan
wirajual, akuntan dengan akuntan. Dasar depatementalisasi yang relatif
banyak mengimplementasikan prinsip ini adalah dasar fungsional.
3. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab
Henri
Fayol percaya bahwa seorang manajer sebaiknya diberikan wewenang yang
cukup guna menjalankan tanggung jawab tugasnya. Karena tanggung jawab
manajer puncak dipandang sangat penting bagi masa depan organisasi
dibanding manajemen yang lebih rendah, penerapan prinsip tidak dapat
dielakkan lagi mengarah pada wewenang sentralisasi. Wewenang
sentralisasi memandang bahwa hasil secara logika bukan hanya karena
tanggung jawab yang lebih besar dari manajemen puncak, tetapi juga
karena kerja pada tingkat ini lebih komplek, jumlah pekerja yang
terlibat lebih besar, dan hubungan antara tindakan serta hasil menjadi
jauh.
4. Prinsip Rantai Berjenjang
Hasil
yang wajar dalam mengimplementasikan tiga prinsip yakni suatu rantai
hubungan berjenjang manajer dari wewenang yang paling tinggi hingga yang
lebih rendah. Rantai berjenjang adalah rute semua komunikasi vertikal
dalam organisasi. Semua komunikasi dari tingkat terendah harus melewati
masing-masing atasan dalam suatu lintas komando. Bersamaa, komunikasi
dari puncak harus melalui masing-masing bawahan sampai mancapai tingkat
yang dituju.
Max Weber membuat kontribusi penting terhadap model mekanistik. Ia menjelaskan aplikasi model mekanistik dan istilah birokrasi.
Birokrasi
mempunyai berbagai makna. Penggunaan tradisional adalah konsep ilmu
politik kantor pemerintah tetapi tanpa partisipasi oleh pemerintah.
Dalam istilah orang awam, birokrasi diartikan pada konsekuensi negatif
dari organisasi yang lebih besar, seperti pita merah yang berlebih,
keterlambatan prosedural, dan frustasi. Tetapi dalam pandangan Max
Weber, birokrasi ditujukan pada cara tertentu dalam mengorganisis suatu
kumpulan aktiivtas. Minat Weber dalam birokrasi mencerminkan
kepeduliannya dalam hal cara masyarakat mengembangkan hirarki
pengendalian sehingga satu kelompok bisa mendominasi kelompok lain.
Desain organisasi melibatkan dominasi wewenang dimana wewenang
mengkaitkan legitimasi untuk meminta kepatuhan dari pihak lain.
Pencariannya akan bentuk dominasi yang berkembang di masyarakat
menuntunnya untuk mempelajari struktur birokrasi.
Menurut
Weber, struktur birokrasi adalah “superior dari bentuk lainnya dalam
ketepatan, dalam stabilitas, dalam ketentuan disiplin dan kendalanya.
Hal ini memungkinkan kemampuan perhitungan hasil yang tinggi bagi
pimpinan organisasi dan bagi mereka jabatannya”. Birokrasi membandingkan
pada organisasi lain “seperti mesin dengan moda produksi non
mekanikal”. Kata ini menangkap esensi model mekanistik dari desain
organisasi.
Untuk
mencapai manfaat maksimum dari desain birokrasi, Weber percaya bahwa
organisasi harus mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Semua tugas akan dibagi dalam pekerjaan-pekerjaan yang sangat spesialis. Melalui spesialisasi, pemegang kerja menjadi ahli dalam pekerjaan mereka, dan manajemen bisa meminta mereka bertanggung jawab atas efektivitasprestasi tugas-tugas mereka.
- Masing-masing tugas dikerjakan menurut suatu sistem dengan aturan abstrak untuk menjamin kesatuan dan koordinasi dari tugas-tugas yang berbeda. Rasionalnya dari praktik ini adalah manajer dapat menghilangkan ketidakpastian kinerja tugas karena perbedaan individu.
- Masing-masing anggota atau kantor suatu organisasi bertanggunga jawab atas kinerja pekerjaan untuk satu dan hanya satu manajer. Manajer memiliki wewenag mereka karena pengetahuan dan didelegasikan dari hirarki puncak. Rantai komando yang tetap ada.
- Masing-masing karyawan organisasi berhubungan dengan karyawan lain, dan klien dalam bentuk non pribadi, sisi formal, menjaga jarak sosial dengan bawahan dan pelanggan. Tujuan dari praktik ini adalah menjamin bahwa kepribadian dan favoritisme tidak mencampuri pencapaian efisiensi dari sasaran organisasi.
- Pekerjaan dalam organisasi yang birokratis didasarkan pada kualifikasi teknis dan dilindungi terhadap pemecatan sewenang-wenang. Hal yang sama, promosi didasarkan atas senioritas dan pencapaian. Kerja di organisasi dipandang sabagai karir jangka panjang, dan loyalitas tinggi dapat ditimbulkan.
Lima
karakteristik birokrasi ini menjelaskan bentuk organisasi yang diyakini
Henri Fayol lebih efektif. Baik fayol maupun Weber menjelaskan tipe
organisasi yang sama, satu adalah berfungsi sebagai mesih untuk mencapai
tujuan organisasi dalam bentuk yang sangat efisien. Jadi istilah
mekanistik tepat untuk menggambarkan organisasi tersebut.
Model Mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi yang tinggiu berkaitan dengan karakteristik:
- Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja.
- sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).
- Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.
Karakteristik
organisasi ini dan praktik menekankan pada penggunaan yang luas dari
model organisasi. Tetpai model mekanistik bukan hanya satu-satunya yang
digunakan.
2.2 Model Organik
Model
organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan
dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik
organisasi dan praktik. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model
adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang
masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model
mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model organik
memaksimalkan kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.
Organisasi
organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain
organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi
manusia. Manajer didorong memakai praktik yanbg memacu seluruh motivasi
manusia melakukan desain pekerjaan yang menekankan pada pertumbuhan
pribadi dan tanggung jawab. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan
proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua
tingkat organisasi. Komunikasi mengalir ke seluruh organisasi, tidak
begitu saja turun menurun garus komando. Praktik ini dimaksudkan untuk
mengimplementasikan suatu asumsi dasar dari model organik yang
menetapkan bahwa suatu organisasi akan menjadi efektif pada suatu
tingkat dimana struktur dipakai “untuk menjamin suatu probabilitas
maksimum yang dalam seluruh interaksi dan hubungan dengan organisasi,
masing-masing anggota, dengan latar belakangnya, nilai-nilai, keinginan
dan harapan, kita meninjau pengalaman sebagai dukungan dan satu sisi
untuk membangun dan menjaga harga diri dan kepentingan.
Suatu
desain organisasi yang memberikan individu seperti harga diri dan
motivasi serta kepuasan fasilitas, fleksibilitas dan pengembangan akan
mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Hal ini relatif sederhana karena tidak menekankan pada spesialisasi dan menekankan pada peningkatan rentang pekerjaan.
- Relatif desentralisasi, karena menekankan pada delegasi wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
- Relatif informal karena menekankan pada produk dan pelanggan sebagai dasar bagi departemen.
PERBANDINGAN
STRUKTUR MEKANISTIK DAN ORGANIK
Proses
|
Struktur Mekanistik
|
Struktur Organik
|
Kepemimpinan
|
Tidak
ada rasa percaya dan keyakinan. Bawahan tidak merasa bebas
mendiskusikanmasalah pekerjaan dengan atasan yang sebaliknya manarik
ide da pendapat mereka
|
Memiliki
rasa percaya dan keyakinan antara atasan dan bawahan dalam semua hal.
Bawahan merasa bebas mendiskusikan dengan atasan yang sebaliknya
menarik ide dan pendapat mereka
|
Motivasi
|
Langkah
hanya fisik, keamanan, dan motif ekonomi melalui penggunaan sanksi
dan ancaman. Sikap tidak mendukung pada organisasi terjadi diantara
karyawan
|
Langkah penuh dengan motivasi melalui penggunaan partisipasi. Sikap lebih mendukung pada organisasi dan tujuan
|
Komunikasi
|
Informasi mengalir ke bawah dan cenderung terdistorsi tidak akurat, dan dipandang mencurigakan oleh bawahan
|
Informasi mengalir bebas ke seluruh organisasi, atas, bawah dan ke samping. Informasi akurat dan tidak distorsi
|
Interaksi
|
Tertutup dan terbatas. Bawahan hanya memberi efek yang kecil pada tujuan departemen, metode dan aktivitas.
|
Terbuka dan ektensif. Baik atasan dan bawahan dapat mempengaruhi tujuan, metode dan aktivitas.
|
Keputusan
|
Relatif sentralisasi. Terjadi hanya pada posisi puncak organisasi
|
Relatif desentralisasi. Terjadi pada semua tingkat melalui proses kelompok.
|
Penetapan Tujuan
|
Dilokasikan pada organisasi puncak, tidak mendorong partisipasi kelompok
|
Mendorong partisipasi dalam menetapkan sasaran yang tinggi dan realistik
|
Pengendalian
|
Sentralisasi. Penekanan pada bentuk menyalahkan atas terjadinya kesalahan
|
Tersebar di organisasi. Penekanan pengendalian sendiri dan pemecahan masalah.
|
Tujuan Kinerja
|
Rendah dan secara pasif dicari manajer, yang tidak menunjukkan komitmen atas pengembangan SDM organisasi
|
Tinggi dan aktif dicari atasan, yang memahami kebutuhan komitmen penuh untuk mengembangkan malalui pelatihan SDM organisasi.
|
2.3 Teori Desain Kontigensi
Kecenderungan
terbaru dalam riset dan praktik manajemen adalah mendesain organisasi
menjadi cocok dengan tuntutan situasi. Tuntutan situasi disebut
kontigensi. Jadi tidak hanya mekanistik ataupun organik diperlukan suatu
desain organisasi yang lebih efektif, juga dapat menjadi lebih baik
tergantung dari situasi. Sudut pandang kontigensi memberikan kesempatan
lepas dari dilema dalam pemilihan model mekanistik atau organik.
Esensi
dari pendekatan desain kontigensi adalah diekspresikan dalam
pertanyaan: dalam keadaan seperti apa dan situasi apa baik desain
mekanistik dan organik relatif lebih efektif?
Jawabannya
membutuhkan manajer yang mengekspresikan faktor-faktor dalam situasi
yang mempengaruhi efektivitas desain tertentu. Jelasnya, pendekatan
kontigensi adalah sangat ruwet karena itu perlunya mempertimbangkan
faktor teknologi dan lingkungan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Desain
organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-uasaha
sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Cara manajemen mendesain
organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi ini. Bagaiamana
kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual,
kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan
sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya satu yang
sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik
orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan
untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan
keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan
lingkungan.
Untuk
memehami hal yang dirasakan kompleks, harus menjelaskan mengenai dua
model umum desain umum organisasi yakni model mekanistik dan organik.
Model
mekanistik merupakan desain organisasi menekankan pada kepentingan
pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan
dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi
tenaga kerja yang tinggi. Model organik dari desain organisasi berada
dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan
perbedaan karakteristik organisasi dan praktik. Perbedaan yang sangat
nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria
efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi.
Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi model
organik memaksimalkan kepuasan, fleksibilitas dan pengembangan.
Selain
dua teori di atas, muncul pula pendapat ketiga yakni teori desain
kontigensi. Sudut pandang kontigensi memberikan kesempatan lepas dari
dilema dalam pemilihan model mekanistik atau organik.
Seorang
manajer, haruslah cakap menempatkan sesuatu begitupun dengan desain
organisasi yang diterapkan harus sesuai dengan situasi, kondisi dan
kebutuhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar